Довідка з місця роботи: як отримати та зразок

Довідку з місця роботи видає роботодавець на письмову або електронну вимогу працівника. У заяві потрібно зазначити, які саме відомості мають підтвердити, за який період і куди подається документ, адже універсальної форми довідки для всіх випадків немає.

Коротко головне: роботодавець зобов’язаний видати працівнику довідку про роботу, посаду, кваліфікацію, період роботи та заробітну плату на його вимогу.
Перед замовленням уточніть у банку, консульстві, ЦЗ чи іншій установі перелік обов’язкових реквізитів.
Подайте заяву так, щоб залишилося підтвердження: вхідний номер, відповідь на корпоративну пошту або відмітка про вручення.
Не просіть зазначати неправдиву зарплату, посаду чи формат зайнятості: роботодавець має підтверджувати дані кадрового та бухгалтерського обліку.
Якщо підприємство закрилося, документи доведеться шукати у правонаступника, ліквідатора або відповідному архіві.

Коли потрібна довідка з місця роботи

Для банку, візи або підтвердження доходу

Банки зазвичай перевіряють факт працевлаштування, посаду, стаж у конкретного роботодавця та дохід за визначений період. Консульство або візовий центр може додатково вимагати дату прийняття, інформацію про відпустку, збереження робочого місця чи контакт роботодавця.

Не варто замовляти документ за абстрактним формулюванням «для подання за місцем вимоги», якщо отримувач має власний шаблон. Спочатку попросіть у нього перелік реквізитів, вимоги до мови, строку актуальності, підпису та способу подання. Це зменшує ризик, що довідку доведеться переробляти.

Для центру зайнятості, суду або соціальних виплат

Державній установі можуть бути потрібні не загальні відомості, а конкретні суми доходу, періоди роботи, підстава припинення трудових відносин чи дані про неповний робочий час. У таких випадках надайте роботодавцю письмову вимогу установи або перепишіть із неї точний перелік інформації.

Якщо документ потрібен для призначення виплати чи підтвердження страхового стажу, звичайна довідка не завжди замінює дані реєстру застрахованих осіб або іншу спеціальну форму. Уточніть вимоги в установі, яка прийматиме документи; у складній ситуації зверніться до ЦЗ, Пенсійного фонду або юриста.

Для нового роботодавця

Новий роботодавець може просити підтвердження попереднього досвіду, але це не те саме, що рекомендація чи характеристика. Довідка фіксує факти: де, коли і на якій посаді працювала людина. Оцінка результатів, відповідальності та професійних якостей оформлюється окремо.

Для пошуку наступної роботи часто достатньо коректного резюме та записів про трудову діяльність. Переглянути актуальні вакансії в Україні можна паралельно зі збором документів, не чекаючи виготовлення довідки.

Що має бути в довідці

Обов’язкові відомості

Стаття 49 КЗпП України передбачає обов’язок роботодавця на вимогу працівника видати довідку про роботу в цій організації із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи та розміру заробітної плати. Конкретний зміст залежить від запиту працівника й вимог отримувача.

Практично в документі варто передбачити такі реквізити:

повне найменування роботодавця та, за потреби, код ЄДРПОУ;
номер і дату складання довідки;
ПІБ працівника без помилок і скорочень;
назву посади відповідно до кадрових документів;
дату прийняття на роботу та, якщо людина звільнена, дату звільнення;
характер зайнятості, якщо це потрібно отримувачу: основне місце роботи, сумісництво, повний або неповний час;
розмір доходу та період, за який його обчислено, якщо запит стосується зарплати;
мету видачі або формулювання «для подання за місцем вимоги»;
посаду, ім’я та підпис уповноваженої особи, а також контакт для перевірки документа.

Печатка потрібна не в кожному випадку. Якщо роботодавець працює без печатки, відсутність відбитка сама собою не робить документ недійсним, однак банк чи іноземна установа може мати власні технічні вимоги.

Як правильно зазначити зарплату

У заяві уточніть, що саме потрібно показати: нараховану зарплату до оподаткування, фактично виплачений дохід після утримань, середньомісячний показник або розбивку за місяцями. Наприклад, формулювання «зазначити нарахований дохід за січень–червень із помісячною розбивкою» значно точніше, ніж «вказати мою зарплату».

Сума в довідці може відрізнятися від місячної ставки у трудовому договорі. На неї впливають премії, доплати, лікарняні, відпускні, неоплачувана відпустка, неповний робочий час та фактично відпрацьовані дні. Тому не варто самостійно підставляти орієнтовну цифру: розрахунок має зробити бухгалтерія.

Які дані не слід додавати без потреби

Довідка не повинна перетворюватися на повне кадрове досьє. Паспортні дані, адреса, сімейний стан, військово-облікова інформація, причини відсутності на роботі або дисциплінарні стягнення не потрібні, якщо їх прямо не вимагає законна мета документа.

Для підтвердження бронювання звичайної довідки про роботу може бути недостатньо. Якщо установа просить доказ відстрочки або бронювання, уточніть, який саме витяг, рішення чи військово-обліковий документ вона приймає. Не використовуйте довідку як заміну документам, що мають окремий порядок оформлення.

Як отримати довідку від роботодавця

Крок 1. Дізнайтеся вимоги отримувача

Запитайте, за який період потрібні відомості, чи має бути помісячний дохід, якою мовою оформлюється документ і скільки часу він вважається актуальним. Якщо вам дали шаблон, передайте його кадровику або бухгалтеру без самостійного редагування обов’язкових полів.

Крок 2. Подайте заяву

Заяву можна передати кадровій службі, керівнику, канцелярії або іншій особі, визначеній внутрішніми правилами роботодавця. За дистанційної роботи допустимий електронний обмін документами, якщо сторони погодили відповідний канал і спосіб ідентифікації. Для документа, який подаватиметься офіційній установі, завчасно з’ясуйте, чи приймає вона електронний файл із кваліфікованим електронним підписом.

У заяві залиште контакт, бажаний формат і дату, до якої потрібна довідка. Якщо передаєте паперовий примірник, підготуйте копію та попросіть поставити на ній дату і вхідний номер. Електронного листа краще надсилати з адреси, відомої роботодавцю, на офіційну кадрову або корпоративну пошту.

Крок 3. Перевірте документ після отримання

Звірте написання ПІБ, назву посади, дати, період доходу, суми та реквізити роботодавця. Переконайтеся, що документ підписала уповноважена особа. Помилку краще виправити до подання, оскільки навіть переставлені цифри в даті чи невідповідний період зарплати можуть стати причиною відмови установи прийняти довідку.

Зразок заяви та довідки з місця роботи

Зразок заяви роботодавцю

Керівнику ТОВ «Назва»
від менеджера відділу продажу
ПІБ працівника
Заява
Прошу видати мені довідку з місця роботи із зазначенням повного найменування роботодавця, моєї посади, дати прийняття на роботу та нарахованого доходу за період із 1 січня по 30 червня 2026 року з помісячною розбивкою.
Довідка потрібна для подання до банку. Прошу видати паперовий примірник із підписом уповноваженої особи до 10 липня 2026 року.
Дата, підпис, ПІБ, контактний номер.

Дату в заяві потрібно ставити реальну, а період і мету змінити відповідно до вимог отримувача. Якщо інформація про зарплату не потрібна, приберіть цей пункт, щоб не передавати зайві персональні дані.

Зразок довідки від роботодавця

ТОВ «Назва»
Код ЄДРПОУ: 00000000
Довідка № 15 від 10 липня 2026 року
Видана ПІБ працівника в тому, що він або вона працює у ТОВ «Назва» на посаді менеджера відділу продажу з 15 серпня 2023 року по теперішній час за основним місцем роботи.
Нарахований дохід за період із 1 січня по 30 червня 2026 року становить 180 000 грн. Деталізація доходу за місяцями додається або зазначається в основному тексті відповідно до вимог отримувача.
Довідку видано для подання до банку.
Посада уповноваженої особи, підпис, ПІБ, робочий телефон.

Суми, реквізити й назви у цьому зразку умовні. Роботодавець заповнює документ за кадровими та бухгалтерськими даними, а не зі слів працівника.

Що робити, якщо довідку не видають

Повторіть вимогу в письмовій формі

Усне звернення складно підтвердити. Подайте коротку письмову заяву з точним переліком даних і попросіть зареєструвати її. Якщо офіс недоступний через релокацію, воєнні дії або дистанційний режим, надішліть звернення погодженим електронним каналом чи поштовим відправленням на актуальну адресу роботодавця.

КЗпП встановлює обов’язок видати довідку, але не визначає єдиного строку для кожного її виду. Тому зазначте обґрунтовану бажану дату й врахуйте, що бухгалтерії може знадобитися час для підготовки даних за кілька років. Внутрішні правила роботодавця не можуть скасувати саме право працівника отримати інформацію про свою роботу.

Зафіксуйте відмову або бездіяльність

Збережіть копію заяви, підтвердження доставки та відповідь роботодавця. Спочатку можна звернутися до керівника, кадрової служби або власника підприємства з повторною вимогою. Якщо це не допомагає, спосіб захисту залежить від статусу роботодавця, виду документа та мети його отримання; доречно проконсультуватися з юристом або органом, який контролює дотримання трудового законодавства.

Зверніться до правонаступника або архіву

Якщо підприємство ліквідоване, знайдіть інформацію про правонаступника чи місце зберігання кадрових документів. Дані про стаж і сплату внесків за окремі періоди також можуть міститися в електронних реєстрах, але вони не завжди замінюють довідку про зарплату або посаду. Для давніх періодів запит може потребувати точної попередньої назви підприємства, років роботи та структурного підрозділу.

Часті питання

Чи може роботодавець відмовити у довідці з місця роботи?

Роботодавець не повинен безпідставно відмовляти працівнику в довідці про його роботу, посаду, кваліфікацію, період роботи та зарплату. Водночас він може не включати непідтверджені відомості або дані, яких немає в кадровому й бухгалтерському обліку.

Якщо вам відмовляють усно, подайте зареєстровану письмову вимогу. Для оскарження конкретної відмови та вибору належного органу звернення варто отримати індивідуальну юридичну консультацію.

За скільки днів видають довідку?

Єдиного універсального строку для всіх довідок із місця роботи КЗпП не встановлює. На практиці строк залежить від обсягу інформації, давності періоду, роботи архіву та внутрішнього документообігу.

Зазначайте потрібну дату в заяві та подавайте запит завчасно. Якщо банк або інша установа обмежує строк дії документа, узгодьте дату видачі так, щоб довідка залишалася актуальною на момент подання.

Чи можна отримати довідку після звільнення?

Так, колишній працівник може звернутися по підтвердження відомостей про свою роботу та зарплату. У заяві потрібно назвати період роботи, тодішню посаду, підрозділ і, якщо відомо, реквізити наказів.

Якщо документи передані до архіву або підприємство реорганізоване, строк пошуку може бути довшим. За відсутності роботодавця звертайтеся до правонаступника, ліквідатора чи архівної установи.

Чи можна замовити довідку через Дію?

Універсальної послуги, яка формує довідку від будь-якого роботодавця з потрібним банку чи консульству змістом, може не бути. Дія та інші державні електронні сервіси надають окремі відомості з реєстрів, але вони не завжди замінюють документ роботодавця.

Спочатку запитайте отримувача, чи прийме він електронні дані з державного реєстру. Якщо потрібні посада, умови зайнятості або спеціальний текст, звертайтеся безпосередньо до роботодавця.

Що зробити зараз

Отримайте в установи точні вимоги, скопіюйте зразок заяви, впишіть потрібний період і подайте звернення зі збереженням підтвердження. Після отримання перевірте дати, посаду, суми, підпис і формат документа до того, як передавати його банку, ЦЗ, консульству чи новому роботодавцю.